Отправной точкой должно быть утверждение процедур документирования на предприятии, а точнее говоря, в подразделении, которые могут привести к определенному нормативному регулированию с учетом некоторых исключений, о которых и пойдет речь. Необходимость организации правильного документооборота, таких как правильно оформленная папка на подпись для функционирования данного подразделения, вытекает чаще всего из потребностей практики.
Документооборот вы можете сравнить с кровотоком в организме. Если циркуляция нарушается, весь организм функционирует неправильно. Так же и с документами. Правильная организация процедур, связанных с документооборотом, обуславливает реализацию целей, для которых данная группа была создана. Установление процедур документирования на примере FD Store, это вопрос чисто внутренний, не подлежащий проверке в соответствии с положениями закона. Это означает, что организация документооборота подразделения, принадлежит, прежде всего, человеку, которого традиционно называют руководителем подразделения.
Очевидно, что этот человек не должен самостоятельно производить полный объем договоренностей, касающихся документооборота. Руководитель подразделения может поручить организацию внутреннего функционирования подразделения конкретным людям, или специализированным организациям. Именно здесь возникает проблема использования помощи третьих лиц, которым можно поручить, как установление процедур документооборота (подготовка модели процедуры), так и приобретение отдельных задач, связанных с процедурами. Исключением в этом отношении являются ситуации, в которых определенные законы, диктуют необходимость введения внутренних процедур связанных с документооборотом и в то же время определяют правила, на которых основывается их организация.
Примером являются, прежде всего, положения закона о бухгалтерском учете, фиксации документации, описании применяемых принципов бухгалтерского учета или положения закона о защите секретной информации, необходимость соответствующего развития внутреннего функционирования подразделений, поскольку в связи с их деятельностью, возникает проблема доступа к информации накопительной категории „секретная информация”. Бывает также, что законы, не требуют необходимости организации внутренних процедур связанных с документооборотом, однако содержат положения, определяющие место регулирования определенных вопросов, связанных с функционированием подразделения, его внутренней структурой или с деятельностью органов.