У невеликих компаніях облік часто ведеться хаотично: частина інформації зберігається в Excel, частина — у чатах, ще щось — «у пам’яті» менеджерів. У таких умовах складно зрозуміти реальні залишки, собівартість товарів, рентабельність окремих позицій і дотримуватися дисципліни продажів. Прозорий облік не вимагає складних ERP-рішень — достатньо правильно організованих процесів та інструментів, адаптованих під малий бізнес.

Ключові аспекти обліку

Закупівлі

Перший крок до коректного обліку — чітка фіксація закупівель. Усі надходження повинні потрапляти у систему в момент отримання: від постачальника, з виробництва або у вигляді повернення. Якщо прихід не зафіксований, склад перестає відображати реальний стан товарних запасів. Без цього аналіз асортименту та планування закупівель стають фактично неможливими.

Склад

Другий важливий аспект — структурований складський облік. Навіть маленький склад можна організувати так, щоб уникати пересортиці та «зникання» товарів. Налаштування одиниць виміру, штрихкодів, обліку партій, комірок для зберігання і правил списання дозволяє швидко проводити інвентаризацію та керувати запасами на основі реальних даних. Це зменшує ризики заморожування оборотних коштів і дозволяє побачити, які позиції працюють, а які накопичують збитки.

Продажі

Коректний облік неможливий без якісного збору даних про продажі. Важливо мати єдину систему, у якій фіксується кожна реалізація: дата, продавець, товар, знижка, спосіб оплати, канал продажу. Це дозволяє будувати аналітику попиту, контролювати маржинальність і уникати ситуацій, коли обіг є, а прибутку — ні. Особливо це актуально для компаній, які продають одночасно офлайн, онлайн і через маркетплейси.

Фінанси

Ще один ключовий елемент обліку — контроль фінансових операцій. Підприємець має бачити, які кошти є в обігу, які — реальним прибутком, де утворюються касові розриви і які витрати «з’їдають» дохідність. Синхронізація руху товарів і руху грошей — це основа стабільності та передбачуваності бізнесу.

Щоб спростити цей шлях, малому бізнесу не завжди потрібні складні системи. Достатньо інструменту, який покриває ключові процеси та не потребує довгого впровадження. Така програма, як BAS Малий бізнес, дозволить організувати всі етапи — від закупівлі до продажу.

Які процеси можна реалізувати в BAS Малий бізнес?

  • Фіксація закупівель у програмі — без «чорнових» списків та Excel-файлів.
  • Складський облік: одиниці виміру, штрихкоди, артикули, партії, адресне зберігання.
  • Облік продажів у всіх каналах — з деталізацією по товарах і маржі.
  • Фінансовий облік: платежі, надходження, взаєморозрахунки, грошові потоки.
  • Аналітика у розрізі товарів, клієнтів та каналів, яка допомагає управляти асортиментом і прибутком.
  • Єдина система, у якій продажі, склад і фінанси з’єднані між собою.

Коли ці процеси працюють узгоджено, малий бізнес отримує головне — керованість. Можна точно сказати, де знаходиться товар, яка його реальна собівартість, скільки він приносить прибутку і як швидко рухаються гроші. Прозорий облік — це не про складні системи, це про правильну організацію бізнесу і доступні інструменти, які підтримують порядок щодня.